Excel-dən ERP-yə keçid: 30 günlük real plan

Keçid layihələrinin əksəriyyəti proqramın imkanlarına görə yox, hazırlığın çatışmamasına görə uzanır. Aşağıdakı plan orta ölçülü ticarət şirkəti üçün realdır və həftələrə bölünüb.

Birinci həftə: kataloqun təmizlənməsi

Excel-dəki mal siyahısı demək olar ki, həmişə dublikatlarla doludur: eyni mal fərqli adla iki-üç dəfə yazılır. Bu siyahı olduğu kimi köçürülsə, problem yeni sistemə də keçir.

Bu həftədə mal adları vahid formata salınır, dublikatlar birləşdirilir, ölçü vahidləri və çevirmə əmsalları təsbit edilir. Eyni iş kontragent siyahısı üçün də aparılır.

İkinci həftə: struktur və qaydalar

Anbarlar, filiallar, qiymət siyahıları, endirim qaydaları və istifadəçi rolları qurulur. Bu mərhələdə əsas sual «kim nəyi görə bilər» sualıdır.

Burada vaxt itirməyə dəyər: sonradan rolları dəyişmək asandır, amma səhv qurulmuş rol strukturu ilə bir ay işləmək məlumat keyfiyyətini pozur.

Üçüncü həftə: açılış qalıqları

Anbar qalıqları, kontragent borcları, kassa və bank qalıqları köçürülür. Köçürmədən dərhal sonra üzləşmə aparılır — rəqəmlər Excel-dəki ilə tutuşmalıdır.

Bu həftənin sonunda sistem artıq işə hazır olur, amma hələ də köhnə üsul davam edir.

Dördüncü həftə: paralel iş

Bir-iki həftə hər iki sistemdə paralel işləmək məntiqlidir. Bu, komandaya vərdiş qazandırır və fərqləri erkən üzə çıxarır.

Paralel işin müddətini uzatmaq isə səhvdir: bir aydan çox davam edəndə komanda iki sistemi də yarımçıq aparmağa başlayır.

Keçidi çətinləşdirən üç şey

• Kataloqu təmizləmədən köçürmək — dublikatlar bütün hesabatları pozur
• Rolları «hamı hər şeyi görsün» prinsipi ilə qurmaq
• Köhnə Excel fayllarını paralel saxlamağa davam etmək

Uğurun ölçüsü

Keçidin uğurlu sayılması üçün bir meyar kifayətdir: ayın sonunda hesabatı yığmaq üçün heç kimin Excel açmasına ehtiyac qalmamalıdır.

Bu meyar ödənməyibsə, sistem quraşdırılıb, amma işə düşməyib.