Переход с Excel на ERP: реальный план на 30 дней

Большинство проектов перехода затягиваются не из-за возможностей программы, а из-за недостаточной подготовки. План ниже реалистичен для торговой компании среднего размера и разбит по неделям.

Первая неделя: очистка каталога

Список товаров в Excel почти всегда полон дублей: один и тот же товар записан два-три раза под разными названиями. Если перенести его как есть, проблема перейдёт и в новую систему.

На этой неделе названия товаров приводятся к единому формату, дубли объединяются, фиксируются единицы измерения и коэффициенты пересчёта. То же самое делается со списком контрагентов.

Вторая неделя: структура и правила

Настраиваются склады, филиалы, прайс-листы, правила скидок и роли пользователей. Главный вопрос этого этапа — «кто что может видеть».

Здесь стоит не торопиться: роли потом легко изменить, но месяц работы с неправильно выстроенной структурой ролей портит качество данных.

Третья неделя: начальные остатки

Переносятся складские остатки, долги контрагентов, остатки кассы и банка. Сразу после переноса проводится сверка — цифры должны совпасть с Excel.

К концу этой недели система готова к работе, но старый способ пока продолжает действовать.

Четвёртая неделя: параллельная работа

Одну-две недели имеет смысл работать параллельно в обеих системах. Это помогает команде привыкнуть и рано выявляет расхождения.

А вот затягивать параллельную работу — ошибка: если она длится больше месяца, команда начинает вести обе системы наполовину.

Три вещи, которые усложняют переход

• Переносить каталог без очистки — дубли ломают все отчёты
• Настраивать роли по принципу «пусть все видят всё»
• Продолжать параллельно вести старые файлы Excel

Мерило успеха

Чтобы считать переход успешным, достаточно одного критерия: в конце месяца никому не нужно открывать Excel, чтобы собрать отчёт.

Если этот критерий не выполнен, система установлена, но не заработала.