Почему расхождения при инвентаризации повторяются каждый месяц

Инвентаризация закончена, выявлено расхождение, его закрывают актом — и в следующем месяце всё повторяется. Проблема не в самом расхождении, а в том, что не найдена его причина. На практике большая часть расхождений возникает из четырёх источников.

1. Движение товара без документов

Самая частая причина: товар ушёл со склада, а документ отложили на завтра. Продажа была срочной, водитель ждал, кладовщик сказал «потом оформлю».

Решение не техническое, а административное: товар не должен уходить без документа. В системе это обеспечивает лист подбора — товар отпускается только по распечатанному листу, и лист автоматически привязывается к документу.

2. Путаница в единицах измерения

Один и тот же товар закупают в килограммах, а продают в штуках; приходит коробками, а отпускается поштучно. Если коэффициент пересчёта нигде не записан, расхождение математически неизбежно.

Для каждого товара в каталоге должны храниться базовая единица измерения и коэффициенты пересчёта. При записи документа система пересчитывает сама, память человека не участвует.

3. Возвраты и обмены

Клиент возвращает товар, продавец ставит его на полку, а в учёте ничего не меняется. Или наоборот: возврат оформлен, а товар на склад не вернулся.

Возврат должен быть отдельным видом документа с кодом причины. Через несколько месяцев коды причин сами по себе превращаются в ценный отчёт.

4. Брак, бой и непригодный товар

Бракованный товар часто нигде не фиксируется — он просто исчезает. А в конце месяца проявляется как расхождение при инвентаризации и объясняется «кражей».

Списание нужно оформлять документом, даже если сумма небольшая. Отчёт по браку с причинами и количеством часто выявляет проблему с поставщиком или условиями хранения.

Как измерять расхождения

Общая сумма расхождения говорит немного. Полезны два показателя: процент расхождения по группам товаров и распределение расхождений по видам документов.

Первый показывает, в какой группе слабый контроль, второй — в какой точке процесса возникают потери. Вместе они дают план на следующий месяц.

С чего начать

• В течение месяца оформляйте документами все движения товара — без исключений
• Зафиксируйте в каталоге единицы измерения и коэффициенты пересчёта
• Введите коды причин для возвратов и списаний
• Проводите инвентаризацию по нескольким группам товаров еженедельно, а не раз в год