ERP для сервисных компаний
В сфере услуг продаётся время. Измеряется, кто сколько часов потратил на какой проект и сколько дохода принёс этот час.
- Проект и этапы
- Рабочие часы
- Стоимость часа
- Счета по подписке
- Рентабельность проекта
В услугах продаётся время — не измеряете, не продаёте
В сервисной компании бо́льшая часть расходов — зарплата, а доход берётся из времени этой команды. Если не измерять, кто сколько часов отдал какому проекту, неизвестно и то, прибылен ли проект, — а клиент, который больше всех загружает команду, часто приносит меньше всего денег. Система превращает час в единицу учёта и даёт результат каждого проекта в цифрах.
Как это сейчас
С BirSistem
Как это сейчас
Реальное время, потраченное на проект, неизвестно
С BirSistem
Сотрудник записывает часы на проект, себестоимость и продажная стоимость часа хранятся отдельно
Как это сейчас
Поэтапные оплаты по договору отслеживаются вручную
С BirSistem
Этапы договора и график оплат отслеживаются в системе, просроченный этап виден
Как это сейчас
По абонентским услугам забывают выставить счёт
С BirSistem
Счета по подписке формируются и отправляются автоматически — вероятность забыть исчезает
Как это сейчас
Не видно, какой клиент загружает команду, но не приносит денег
С BirSistem
Потраченные на клиента часы и принесённый им доход сравниваются рядом
Какие функции есть
Договор и проект
Как только договор подписан, он становится отслеживаемым проектом.
- Проект и этапы
- Каждый договор становится проектом, фиксируются этапы, сроки сдачи и ответственный.
- Договор и график оплат
- Поэтапные оплаты привязываются к договору, о наступающей дате оплаты приходит напоминание.
- Сервисные заявки
- Обращения клиентов попадают в очередь, измеряются время ответа и время решения.
- Документы и акт сдачи
- Акт сдачи и счёт-фактура формируются из этапа проекта, к ним привязывается э-счёт-фактура.
Время и команда
Запись часов — часть ежедневной работы, а не отдельная задача.
- Учёт рабочего времени
- Сотрудник записывает свои часы на проект; в конце дня это несколько кликов, повторяющиеся задачи выбираются из шаблона.
- Стоимость часа
- Для каждой должности отдельно хранятся себестоимость и продажная стоимость часа, на проект часы ложатся по этой ставке.
- Загрузка команды
- Кто насколько загружен, видно в недельной таблице — решение взять новый проект опирается на цифры.
- Отпуска и посещаемость
- Отпуска, командировки и больничные попадают в план, их влияние на график проекта видно заранее.
Расчёты и рентабельность
Решение, какую работу брать, следует из результатов прошлых проектов.
- Подписки и регулярные счета
- Счета по ежемесячной подписке формируются и отправляются автоматически, оплата отслеживается.
- Модели расчётов
- Проекты с фиксированной ценой, почасовой оплатой и по подписке ведутся в одном месте, рентабельность считается во всех трёх моделях.
- Рентабельность проекта
- Доход проекта сравнивается со стоимостью затраченных часов и прямыми расходами.
- Рентабельность клиента
- Сравниваются общее число часов, потраченных на клиента, и принесённый им доход.
Что получает сервисная компания
В услугах бо́льшая часть расходов — зарплата, а доход — время команды. Ниже — результат того, что час становится единицей учёта.
Прибыльность проекта известна до сдачи
Записанные часы ложатся на проект по своей стоимости. Когда затраченное время начинает превышать бюджет, это видно, пока работа ещё идёт, — ещё можно уточнить объём или согласовать дополнительные работы.
Самый загружающий клиент отделяется от самого платящего
Рентабельность клиента суммирует часы и расходы по всем его проектам. На практике эти два списка часто начинаются с разных имён.
Предложение строится по часам прошлого проекта
Сколько часов реально ушло на похожую работу, остаётся в истории. Новое предложение строится не по среднему по рынку, а по вашему собственному факту.
Загрузка команды видна заранее
Сколько свободного времени у кого будет в ближайшие недели, видно в плане. Решение взять новую работу или отложить её принимается с учётом этого.
Счета по подписке не забываются
Регулярные счета формируются сами по графику, неоплаченные попадают в отдельный список. Часть месячного дохода не теряется просто потому, что о ней забыли.
Запись часов перестаёт быть отдельной работой
Учёт времени ведётся в ходе ежедневной работы, а не восстанавливается по памяти в конце месяца. Именно поэтому цифры реальны — восстановленный задним числом табель всегда выглядит лучше действительности.
Частые вопросы
Не будет ли запись часов обременительной для сотрудников?
Запись в конце дня занимает несколько кликов, повторяющиеся задачи выбираются из шаблона.
Можно ли вести проекты с фиксированной ценой и почасовые в одном месте?
Да. Для каждого проекта отдельно выбирается модель расчётов, рентабельность считается в обеих моделях.
Проверьте систему на своих процессах: услуги
Демо-аккаунт настраивается на ваших данных — процесс проходим вместе.